您的位置:剀帝首页 -> 人力资源 -> 管控模式与组织设计 -> 正文

业务流程优化与设计操作实务 —梳通企业经脉

摘 要:  目前,越来越多的企业开始关注流程。业务流程重组、业务流程优化、业务流程管理等词眼也被企业界人士所熟悉。大家非常期望找到一些方法来梳理优化自己企业的流程,但是,翻阅了很多与流程有关的书籍,也参加了流程优化方面的培训,结果还是不知道如何操作。
举例:
Ø       从客户的角度:客户从提出需求到获得需求的时间是否过长?可否更快捷?如何缩减一些环节来提高效率?……
Ø       从供应商角度:供应商是否乐意与我们打交道?供应商能够准确了解我们的需求吗?供
应商提供的服务/产品质量达不到我们的要求,是什么原因呢?……
Ø       从员工角度:完成这件事情是否可以更快捷?我们的内部客户是否可以在更短的时间内得到他所需的东西?在哪些环节可以再压缩一些时间呢?有必要设这么多审批环节吗?员工有没有觉得太繁琐?……
2、评估、优化流程时不单单要关注流程步骤,还要关注涉及的职位、表格,并且,要详细描述每一步骤的操作说明,对每一步骤的时限要求、涉及的制度都要写清楚,便于操作。
3、优化流程时,要注意与其他流程的衔接、合并、拆分。
4、优化流程时在站得更高、看得更远,首先要明确该流程的目的、衡量指标,力求突破原来的框架。一般来说,如果企业内部人员无法突破这一点的话,可以邀请有经验的专家提供指导。
5、在讨论过程中,如果新增步骤流向总经理、董事长,或者是删掉了流向总经理和董事长的步骤,要将此流程记录下来,到时候统一提交给高层审批。

第六步:跨部门、跨领域讨论
1、编写小组筛选出一些跨小组的流程,判断是否需要邀请相关人员一起参与;如果某流程涉及到别的小组,但是他们只是被动执行,就无须跨小组讨论。
2、各组长组织本组成员、相关小组人员一起讨论跨部门、跨领域流程。

第七步:审核
研讨结束后,编写小组进一步修改完善,然后提交给日常工作小组审核,日常工作小组主要审核格式,然后挑选一些关键流程和涉及到总经理或董事长的流程,提交给领导小组审核。

第八步:进行试推行
1、日常工作小组编写试推行计划,指导试推行工作,一般试推行为一个月。
2、各编写小组负责推行本小组的流程。小组先将流程分发给流程涉及部门,然后组织培训,培训完后进行考试,通过后才依照新流程执行。
3、在试推行期间,各部门如果有意见或建议,将信息反馈至流程责任小组。
4、流任责任小组不要一收到反馈就信息就马上修改,那样容易造成混乱,最好在推行一个月后集中修改。

第九步:正式启用
经过试推行后的完善,正式下发执行。

二、流程优化过程中注意事项
1、在优化与推行过程中,高层要给予充分的支持与参与。流程优化是项复杂与艰巨的工程,需要高层不断的打气与支持,否则容易半途而费或者达不到优化的效果;而且在流程推行,往往最先打破规矩的是高层;如果想获得优化,高层自己首先要坚持。
2、小组组长一定亲自参与优化。
3、一切从流程优化的角度考虑问题,不要过多的考虑个人利益。流程优化时可能涉及到权限的变更、时限要求的压缩等等,避免不了损坏一部分的利益,但是要想提高效益,必须从流程的角度考虑问题。
4、流程优化是全员的事情,不是某个部门的事情。

三、后续维护与完善 
企业在发展过程中,随时都有可能调整架构、变更职能,流程也会跟随发生变化,因此流程需要不断维护与完善。建议企业专门设置一个职位(可以是兼职)来维护流程。该职位的主要职责是:收集各部门对流程运作的意见与建议,考评流程执行效果,组织流程修改等。
流程完善的职责还是要落在责任部门身上,只有穿衣服的人才知道衣服合不合身。

通过一次流程优化,并不能保证提升企业的竞争力。只有建立起一种以流程为导向的企业文化,大家都关注流程、关注客户,并且持续优化,才能拥有最强的竞争力。
现在有人对本文发表评论 查看所有评论
匿名发表