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浅谈人力资源管理审计

摘 要:  人力资源是生产力的第一要素,如何改善人力资源管理,充分发挥人力资源的使用效益,从而实现人力资源的可持续发展,已成为每一个企业所面临的重要课题。
浅谈人力资源管理审计
人力资源是生产力的第一要素,如何改善人力资源管理,充分发挥人力资源的使用效益,从而实现人力资源的可持续发展,已成为每一个企业所面临的重要课题。本文尝试探讨企业应如何开展人力资源管理审计,以便提高企业人力资源管理活动的效率,并为企业进一步制定合适的人力资源计划提供坚实的基础。
一、审计的定义
所谓人力资源管理审计,就是通过调查、分析和比较来评价企业人力资源管理的有效性。人力资源管理审计的有效开展,可以评价企业人力资源管理活动已经取得的业绩状态,使管理者知道存在的问题和改进的方向,从而改善企业人力资源工作效率,保证人力资源计划的所有部分能良性运作,促进人力资源潜力的最大发挥。
通过人力资源审计,企业可达到以下几个目的: 
1、对人力资源流程有个全面的理解;
2、评价人力资源流程和相关内部控制的效果和效率;
3、对支持人力资源流程的信息系统的可靠性和质量进行评价。
而且,我们还可以对企业人力资源管理活动是否符合国家的法律法规进行监督;对企业人力资源的会计核算进行监督和评价;对企业与人力资源管理有关的内部控制制度进行评价;对企业人力资源管理的经济性、效率性和收益性进行评价;对企业当前人力资源所必须具备的知识和技能进行评估;对企业管理者人力资源保值增值责任的履行情况进行评价。

二、
人力资源管理审计的特点 
人力资源管理审计既具有审计活动的一般规律,又有自身的特殊性,它具如下特点:
1、审计目标多元化。对人力资源的审计,存在多方面的要求。在普通的会计报表审计中,人力资源管理审计的目标是对会计报表中人力资源部分的合法性、公允性以及会计处理方法的一贯性表示意见;在经济效益审计中,人力资源管理审计的目标是发现人力资源管理中存在的问题,并提出管理建议;在对经营者的经济责任审计中,人力资源管理审计的目标是对企业经营者在人力资源管理方面是否完成经营任务发表意见。 
    2、审计范围广。人力资源管理审计不仅要通过人力资源部门实现,也需要其它相关部门的协助和配合。人力资源管理这一职能实际上体现在组织的每个部门中,这样,要完成所有这些领域的审计对组织和对审计人员来说都不是最经济的,是低效率的,同时也是不必要的。因此审计人员要对这些环节进行风险评价,运用风险基础审计的方法进行审计。 
    3、审计工作难度大。一方面,人力资源管理具有较强的艺术性与主观性,对人力资源管理难以用精确的定量指标衡量,审计人员需要采用更多的定性指标。而人力资源管理发展较晚,与人力资源管理相关的内部控制制度的研究与实践也不成熟,审计人员须研究制定一套科学、完善的标准来进行评价。另一方面,由于审计涉及的部门和人员较多,审计人员需要与多部门、多层次的员工接触,这就要求审计人员不仅要掌握专业技能,还要拥有良好的沟通能力。 
      4、审计方法多样。人力资源管理审计是传统审计的延伸,它通过采用、收集、汇总和分析较长时期内的深度数据来评价人力资源管理绩效。因此,在传统审计的审阅、核对等方法的基础上,人力资源管理审计可综合使用访谈、调查和观察等方法。 

三、审计流程
人员的组成:由于人力资源管理审计涉及的部门和人员较多,审计人员需要与多部门、多层次的员工接触,审计人员不仅要掌握专业技能,开展传统的审阅,核对等检查、验证工作,还要掌握人力资源管理的基本理论和方法,具有良好的沟通能力,善于与企业各级人员交流。并且由于人力资源管理人员通常不具备足够的审计技能,因此每个人力资源管理人员都必须接受培训,一步步地学习怎样进行审计工作。而且他们也必须知道怎样制定一项审计策略计划,怎样从审计中收集和分析数据,以及怎样根据数据的分析结果作出合理的解释。因此审计小组人员组成需要包括人力资源专家、企业人力资源部员工和企业内部审计人员。
其具体实施步骤为:
(一)准备阶段:
审计小组需对企业人力资源管理系统的运行过程及其相互关系、运行的环境进行初步的调查;了解企业的人力资源流入、分布、流出企业的过程;人力资源的维护和激励制度;人力资源效益提高计划;劳动法律的贯彻实施等。在调查了解的基础上,拟定审计工作方案,并付诸实施。
(二)实施阶段:
1、必须对企业的的人力资源现状有充分的了解,包括是否实行了必要的职责分工;是否有健全的工勤记录资料;观察工勤记录和薪金发放的实际情况;测试工薪的计算基础;是否有健全的人事档案等。
2、和审计小组其他成员讨论他们在这个领域已经完成的工作,并查阅以前有关人力资源方面的审计报告。
3、对人力资源管理制度的完整性、合理性,以及薄弱环节和缺陷作出总括评价,从而确定重点审计的范围。计划和召开与人力资源经理的见面会,重新说明审计范围和时间安排,确保上述事项的恰当并且达到了人力资源职能和内部审计职能的要求,确定交流会议的时间表以及沟通方式。然后,按照经过调整的审计工作方案安排审计力量,做好调查分析的工作。        
如现需对企业的报酬制度是否有效进行审计,对此可从以下9个方面进行了深入的调查:
(1)组织是否有政策措施清晰地宣布员工的报酬?
(2)报酬政策是否包括了经理指导程序,告诉他们如何实施报酬系统?
(3)组织内是否有一个岗位对检查、协调与员工报酬相关的全部活动承担责任?
(4)是否有一个程序保持组织对于本地区可比较岗位职责报酬的意识?
(5)报酬方案与组织的报酬哲学是否一致?
(6)您的组织是否有员工绩效评估系统?
(7)您的组织是否有绩效报酬(基于价值的)体系?
(8)其他的绩效报酬奖励(成果分享)是否恰当合理?
(9)您的组织是否有能力建立报酬战略以吸引、保留和激励员工?
根据这9个方面,我们共设计一个有23个题目的调查问卷,每个题目都包含了重要性和满意性两个方面。以1-7为分数(7分为最高,4分为充足),请人力资源部门、其他部门和员工分别对现存的报酬系统做出评价,告诉人们先考虑一下该题的内容,然后根据他们自己的看法圈定最接近的等级分数。范例:
题目                                     级别(圈上你所选中的等级分数)
                                             低                   高
1 ……                                       1   2   3   4   5   6   7  
重要性 
1   2   3   4   5   6   7   
                                                      满意度                           
2 ……                                       1   2   3   4   5   6   7  
重要性 
1   2   3   4   5   6   7   
                                                      满意度                           

再把问卷发给企业内尽可能多的管理者和员工。回收问卷,计算每个题目的平均分。当某题目的重要性得分在5分或5分以上,并且满意度得分低于重要性得分2分或2分以上,就说明报酬系统在这方面存在着较为重大的问题,企业必须注意改进。
4、针对发现的问题,通过个别交谈或召开座谈会等形式进行分析。企业各职能部门和经营单位的经营目标、战略和经营计划,及其对人力资源管理的影响。制定企业目标和战略方案的程序及人力资源目标在其中的作用。关键性的人力资源问题,人力资源管理部门对为企业战略和经营计划服务的人力资源管理的有效性,人力资源管理部门的预算,机构设置、职员组成和规章制度的适当性以及满足企业需要的程度,人力资源管理部门和企业负责人对人力资源管理的评价方法和评价标准等。最后,汇总审计工作底稿,对企业人力资源管理的现状作一综合评价。
(三)报告阶段:撰写审计报告。报告中要说明审计目标、审计范围、审计程序,必须对审计结果进行实事求是的评价。通过问卷调查中得到的结果,以及与其他公司的人力资源对比基准分析,对企业目前人力资源管理的效率和效果作出评价,指出问题并提出解决问题的建议措施,向企业负责人和人力资源管理部门提交管理建议书。建议书应包括以下内容:人力资源管理中的问题及其紧迫性;每一问题的长远目标和分期目标;完成各期目标需要怎样的人力资源管理措施和具体方案;监控、报告和评价实施结果的制度。然后将初稿交给责任方和管理层征求意见,并明确设定管理层回复的最后期限,最后将管理层回复记录在工作底稿中。
(四)后续审计:在审计工作完成一定时间后,审计人员须对审计项目进行复查,检查其是否按审计建议采取了改进措施以及这些措施的效果。并与审计人员的预期进行比较,如果没有取得预期的效果,检查其原因,必要时根据实施情况调整审计建议。

四、小结
人力资源管理审计的开展对于提高企业人力资源管理活动的效率有着极为重要的作用。对企业人力资源管理实施审计,可以更好地评价人力资源管理的绩效,更好地理解人力资源计划与企业目标与企业战略的关系,可为企业进一步制定合适的人力资源计划提供坚实的基础,并对企业人力资源的开发和运用能起到监督、分析和评价作用,理应得到企业管理者的充分重视。
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